Studiul National de Business Process Redesign – 2010

INTRODUCERE

La inceputul anului 2008 economia romaneasca era privita de multi drept o locomotiva care va duce toate companiile in tara „raurilor de lapte si miere”. In toamna aceluiasi an Ensight Management Consulting lansa raportul aferent primului studiu din Romania legat de optimizarea proceselor de afaceri.

Putini au privit cu atentie la semnalele de alarma pe care le transmiteam in cadrul raportului din 2008. Mentionam atunci ca majoritatea cresterilor erau obtinute in mare parte datorita evolutiei asemeni unei bule de sapun a economiei romanesti si nu erau sustinute de o organizare temeinica a proceselor de afaceri.

Au trecut doi ani si euforia multor manageri s-a transformat in riduri si nopti nedormite din cauza crizei. Unele din concluziile si sfaturile noastre din 2008 sunt acum si mai pertinente: transformati/reorganizati compania si procesele sale pentru a creste eficienta si a reduce costurile.

Studiul national de BPR din 2010 continua traditia lansata de Ensight acum doi ani de a sustine companiile romanesti in cresterea performantei lor prin optimizarea proceselor de afaceri.

Posibilitatea de a face comparatia intre proiectele BPR inainte de criza si in perioada crizei este un avantaj considerabil deoarece permite o mai buna intelegere a factorilor de succes pentru astfel de initiative.

Pentru a scoate in evidenta cele mai bune practici privind organizarea unor proiecte de BPR raportul extins include si o analiza comparativa intre companiile care au obtinut un succes important si cele care au inregistrat un succes modest.

De altfel ne bucura faptul ca 100% din participantii la acest studiu care au lansat proiecte de BPR au avut succes. Ponderea masiva a respondentilor din randul managementului si a celor implicati direct in proiectele de BPR ne permite sa avem un grad ridicat de incredere in rezultatele acestui studiu. Gradul de atingere a beneficiilor va depinde acum de rigurozitatea cu care se va tine cont de recomandarile din acest raport.

Supravietuirea companiilor romanesti depinde doar de modul in care acestea vor fi capabile sa se ajute. Noi putem oferi „colacul de salvare”, dar decizia de a actiona ramane la latitudinea managementului.

Ensight Management Consulting este dedicata sa va ajute in initiativele de TRANSFORMARE a afacerii dvs. pentru a creste eficienta operationala, gradul de control si vizibilitate asupra performantei companiei.

SCURTA DESCRIERE A REZULTATELOR STUDIULUI

Ensight Management Consulting a desfasurat la mijlocul anului 2010 cea de a doua editie a studiului national de Business Process Redesign, menit sa evidentieze modul in care companiile din Romania utilizeaza acest instrument de crestere a performantei afacerilor, rezultatele obtinute si cele mai bune practici pentru obtinerea unor efecte pozitive in plan operational.

Peste 40 de companii au raspuns invitatiei noastre participand activ prin completarea unui chestionar structurat si prin raspunsul la interviuri in vederea rafinarii si validarii concluziilor. Prelucrarea si procesarea datelor au fost realizate exclusiv de catre consultantii Ensight Management Consulting.

Principalele obiective urmarite de studiul Ensight au fost:
1. Identificarea celor mai bune practici in domeniu, a factorilor de succes si evaluarea proiectelor de BPR implementate
2. Popularizarea conceptului si instrumentelor specifice BPR ca metode stiintifice de optimizare a afacerilor

Redesignul proceselor de afaceri este un instrument de management care a fost utilizat de numeroase companii la nivel global pentru imbunatatirea proceselor de afaceri, a eficientei operationale, pentru reducerea costurilor si cresterea profitabilitatii. Metodologia BPR poate fi utilizata pentru ameliorarea si profesionalizarea activitatilor organizatiei indiferent de industrie sau domeniu functional: de la cele de logistica, financiar sau productie, pana la cele de marketing, vanzare si relatii cu clientii.

Aceasta editie a studiului de BPR inglobeaza experienta a aproximativ 40 de companii din Romania reprezentand cu precadere sectoarele de retail si distributie, telecomunicatii, serviciile financiare precum si alte servicii profesionale. Cumulativ, companiile participante la studiu reprezinta o cifra de afaceri de peste 5 miliarde EUR si au peste 100.000 de angajati. Majoritatea companiilor participante sunt medii sau mari, iar cea mai mare parte din respondenti au functii de management.

Rezultatele studiului au un grad ridicat de incredere atat datorita participarii masive a managementului, cat si a celor aprox. 80% din respondenti care au fost implicati nemijlocit in proiectele de BPR.
Toti respondentii au raportat proiecte cu succes, dintre care 60% au inregistrat un succes important: rezultate foarte bune la nivel de companie sau au utilizat rezultatele obtinute pe termen scurt pentru a lansa multiple initiative de optimizare.

Similar studiului din 2008, nivelul asteptat al beneficiilor este mai mare decat cel realizat efectiv. Din cauza conditiilor economice nefavorabile cel mai asteptat beneficiu este cresterea rezultatelor financiare. Acelasi obiectiv inregistreaza cel mai modest nivel de realizare, cea mai probabila cauza fiind contractarea pietei.

In topul beneficiilor atinse in 2010 sunt pozitionate cele care se refera la eficienta operationala: reducerea costurilor, orientarea companiei pe procese, scaderea duratei proceselor, cresterea productivitatii etc.

Proiectele cu succes important au nivelul global al beneficiilor atinse cu 30% mai mare comparativ cu proiectele celorlalti respondenti.

De altfel, beneficiile atinse reflecta obiectivele principale ale proiectelor de BPR care se rezuma la:
– Mai multa eficienta operationala,
– Mai mult control si vizibilitate asupra activitatii companiei.
– Orientarea catre client are o pondere in descrestere fata de 2008, dar in continuare importanta.

Rezultatele indica faptul ca managementul a devenit mai interesat sa analizeze cum se creeaza valoarea adaugata in companie. In loc sa perceapa procesele de business ca pe o cutie neagra in care intra resurse si din care rezulta venituri, managementul incearca sa urmeze logica: „intelege – masoara – optimizeaza/transforma – automatizeaza”.

Criza economica a avut si alte efecte benefice asupra managementului din companiile romanesti. Acestia sunt mai atenti la modul in care analizeaza impactul unor proiecte si incearca mai des sa cuantifice succesul proiectelor. S-a dublat ponderea celor care masoara impactul proiectelor de BPR prin prisma nivelului de reducere a costurilor (73%) si a ratei interne de rentabilitate (23%), iar ponderea celor care masoara returul pe investitie a crescut pana la 41%. Astfel, proiectele de BPR sunt percepute tot mai des drept investitii.

In acelasi timp, managementul este mai realist in ceea ce priveste recuperarea investitiilor. In loc sa astepte atingerea profitabilitatii intr-un an (cea mai des selectata optiune in 2008), 60% din respondentii la studiul curent preconizeaza un ROI pozitiv in 2-3 ani.

Analiza factorilor care pot influenta gradul de succes al unui proiect de BPR ne permite sa tragem urmatoarele concluzii:
– Factorii cu impact maxim care pot fi asigurati cel mai usor sunt: setarea unor obiective clare, echipa competenta si cunoasterea buna a proceselor
– Factorii care impiedica cel mai mult derularea cu succes al proiectului sunt: structura organizatorica, sistemele de management si IT existente

Proiectele care au inregistrat un succes important au fost organizate in companiile care evita o abordare „hei-rup-ista” si acorda o atentie sporita imbunatatirii relatiei cu clientii, ameliorarii continue si corelarii proiectelor cu strategia companiei. Toate aceste caracteristici pot fi asociate unui stil de management profesionist care este factorul critic pentru succesul unui proiect.

Lipsa resurselor umane si a competentelor sunt principala bariera pentru proiectele de BPR. Acestea de fapt reconfirma importanta factorilor de succes prezentati mai sus. Raspunsurile respondentilor indica o lipsa acuta a competentelor de management al proiectelor in randul resurselor interne, iar mai mult de 50% din companii nu au luat nicio masura si nici nu intentioneaza sa ia masuri pentru dezvoltarea unor competente interne de BPR.

Aceasta lipsa de competente este suplinita prin utilizarea consultantilor externi. Comparativ cu studiul 2008 observam o crestere a utilizarii consultantilor in rol de facilitator al comunicarii, manager de proiect si resursa aditionala, dar rolul sau primordial ramane cel de expert metodologic sau functional.

Din punctul de vedere al respondentilor cele mai importante avantaje ale utilizarii consultantilor externi sunt experienta in proiecte similare, obiectivitatea si calitatea serviciilor, iar cea mai citata dificultate a fost insuficienta efortului contractat comparativ cu necesitatile proiectului.

De altfel, din datele culese rezulta ca o pondere ridicata a efortului alocat consultantilor creste impactul pozitiv al acestora asupra proiectului. Proiectele in care consultantii au avut un impact critic asupra gradului de succes al proiectului au avut alocat in medie 40% din efortul total de proiect, iar proiectele unde consultantii au avut doar un impact pozitiv partial au alocat specialistilor externi doar aprox. 10% din efortul total. Un alt rezultat interesant este ca primul grup a inclus doar proiecte care au avut un succes important, iar al doilea a inclus doar proiecte cu succes modest.

Comparatia cu studiul din 2008 indica cresterea importantei managementului schimbarii si a implicarii consultantilor externi pentru succesul proiectelor de BPR. Respondentii considera ca acesti factori au un impact critic sau semnificativ in proportie de 60% pentru managementul schimbarii si 80% pentru consultantii externi. Daca analizam doar proiectele care au inregistrat un succes important, aceste procente cresc la 75% si respectiv 100%.

Companiile care nu au lansat proiecte de BPR, dar au raspuns la studiu au declarat in proportie de 80% ca nu au resurse suficiente sau nu s-au gandit la aceasta optiune. O caracteristica comuna a acestor companii este atentia sporita fata de client care este la un nivel similar inregistrat de catre companiile ce au avut proiecte cu succes important. Este posibil ca tocmai aceasta calitate sa fi motivat companiile respective sa participe la acest studiu.

Daca ar fi sa lanseze un astfel de proiect, marea majoritate din respondenti ar prefera sa se limiteze la modificari minore sau medii ale proceselor de afaceri (probabil din lipsa resurselor). In rest, abordarea ar fi similara cu cea observata la respondentii care au in derulare proiecte de BPR.

Concluzia analizei respondentilor care nu au derulat proiecte de BPR este ca acest concept este perceput de catre management ca fiind mai interesant decat in 2008, dar inca putin cunoscut.

Speram ca acest studiu va ajuta aceste companii si ceilalti doritori sa organizeze eficient proiectele viitoare si sa devina noii promotori in materie de BPR. Experienta companiilor care au lansat deja proiecte de BPR este mai mult decat incurajatoare si a demonstrat ca astfel de proiecte aduc beneficii importante.

CONCLUZII

Ca urmare a acestei perioade turbulente in economie vor rezulta doar doua tipuri de companii: cele care vor supravietui si cele care nu vor mai exista. Similar unui organism uman pe care il intretinem cu suplimente de vitamine si minerale cand este supus unui stres indelungat, o companie are nevoie pe timp de criza de un aport suplimentar de resurse, competente si experienta.

Proiectele de BPR reprezinta pentru companii un exercitiu de tonifiere care, desi este unul de bun simt, deseori nu se practica fiindca mereu apar alte”prioritati” care consuma efortul si resursele managementului. Neavand un sistem de procese de afaceri actuale si bine pus la punct, compania se va prabusi in final sub greutatea propriei ineficiente si a incapacitatii de a reactiona la schimbarile mediului. Revizuirea si optimizarea continua a proceselor de afaceri va ajuta la evitarea situatiilor de criza cand companiile trebuie sa fie resuscitate prin interventii dureroase atat pentru managementul companiei, cat si pentru angajatii sai. Existenta unor companii sanatoase va fi benefica tuturor.

Studiul integral este disponibil la cerere. Va rugam sa ne contactati:

Ion GHIMBOVSCHI
Manager de Proiect
[email protected]
+4 074 3167232