- 
English
 - 
en
Romanian
 - 
ro
Finante-Banci

Arhivarea electronica a documentelor financiar-contabile, posibila in 2013?

04 Oct, 14:32 • adrian.mihaltianu
Ce i-ar scoate pe contabili dintre vrafurile de dosare in care sunt ingropati zilnic, ar reduce costurile companiilor si ar scurta timpul de lucru? Raspunsul, dat de specialisti, este informatizarea completa a arhivelor.
Arhivarea electronica a documentelor financiar-contabile, posibila in 2013?

Legea actuala reglemeteaza gestionarea documentelor in format electronic, insa are [b]lacune[/b] in privinta obligatiei de a pastra arhivele fizice odata ce au fost informatizate. Asta face ca majoritatea contabililor sa lucreze inca dupa metoda traditionala, pierzand mult din eficienta, au precizat consultantii companiei Accace.

„Probabil ca multi profesionisti contabili se gandesc ce ar insemna exercitarea profesiei folosindu-se de toate avantajele pe care le ofera tehnologia informatiei, mergand mai departe de beneficiile obtinute prin utilizarea ERP-urilor (n.a. – enterprise resourse planning) pentru organizarea evidentei contabile. Imaginati-va un control de rambursare a TVA-ului fara nenumarate copii dupa contracte, dosare cu facturi si avize si fara discutii de genul <> sau <>, etc.”, spune Ramona Sandu, accounting manager in cadrul Accace.

„Pentru a ajunge sa participam la un asemenea control ar trebui sa putem transforma si arhiva in format electronic toate documentele financiar-contabile, fara obligatii aditionale privind arhivele fizice si, de asemenea, ar trebui sa putem transmite aceste arhive organelor de control, astfel incat orice control sa se transforme intr-o simpla discutie cu autoritatile prin care sa se clarifice tratamentele fiscale sau contabile, salvand astfel timp de ambele parti”, a adaugat ea.

In ceea ce priveste clarificarea notiunilor tehnice privind semnatura electronica (marca temporala aplicata documentelor electronice pentru a le oferi valoare legala), regasim urmatoarele reglementari gestionate de Ministerul Comunicatiilor si Securitatii Informatiei: Legea 455/2001 privind semnatura electronic; Hotararea de Guvern 1259/2001 privind aprobarea normelor tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii 455/2001; Legea 541/2004 privind marca temporal; Ordinul 492/2009 privind normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii 451/2004.

[b]Factura, chitanta si bonul fiscal[/b]

Emiterea documentelor in format electronic este prevazuta in articolul 155 din Codul Fiscal, precum si procedura de urmat pentru transmiterea lor catre terti. Inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice este reglementata de Legea 148/2012. Aceasta lege a fost, insa, suspendata pana la 1 ianuarie 2013, din cauza modificarilor necesare infrastructurilor tehnice pentru a indeplini cadrul juridic.

In prezent, legea reglementeaza emiterea si stocarea in format electronic a facturilor, chitantelor si bonurilor fiscale.   

[b]Durata de viata a documentelor fizice[/b]

Ordinul 3512/2008 contine prevederi legate de arhivarea si pastrarea fizica a documentelor si registrelor de contabilitate dupa cum urmeaza:

-Statele de salarii se pasreaza timp de 50 de ani.

-Registrele si documentele justificative si contabile se pastreaza 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia facturilor aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinarii taxei pe valoarea adaugata deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial impozabile in conformitate cu prevederile Codului fiscal. Acestea se vor pastra timp de 5 ani dupa expirarea perioadei in care se poate solicita ajutarea deducerii TVA-ului pentru bunurile imobile. Exceptie fac si documentele prevazute in anexa nr. 4  din Ordinul 3512/2008, care se pot pastra pe o perioada de numai 5 ani daca necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare (dintre acestea amintim: chitanta, ordinul de deplasare (delegatie), decontul de cheltuieli, NIR, bonuri de consum/predare/ restituire a stocurilor).

-Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

Documentele [b]se arhiveaza pe suport WORM[/b] (Write Once Read Many) si trebuie sa fie semnate de persoana care le intocmeste, in conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica.

„Ceea ce nu este foarte clar enuntat in reglementarea privind documentele financiar-contabile este obligativitatea privind pastrarea documentelor in forma fizica din moment ce acestea sunt arhivate electronic. Pana la acest moment nu se intelege daca un agent economic poate distruge documentele fizice daca acestea sunt arhivate electronic in conditiile Legii nr.455/2001. Incepand cu 1 ianuarie 2013 speram sa avem clarificate si aceste semne de intrebare legat de arhivarea documentelor in format electronic, pentru a permite companiilor interesate sa salveze costurile si timpul necesare gestionarii documentelor in format de hartie”, conchide consultantul Accace.

Accace este unul dintre liderii pietei serviciilor de  outsourcing si consultanta din Europa Centrala si de Est, oferind corporatiilor servicii inovatoare si adaptate nevoilor lor specifice in materie de finante si contabilitate, consultanta fiscala, salarizare si dreptul muncii, inmatriculare si inregistrare, recrutare si training, precum si implementarea MS Dynamics NAV.

Urmărește Daily Business pe Google News
Alte articole
ANAF introduce un document obligatoriu, denumit „Somație”. Cei care refuză să se prezinte la sediu riscă până la 6 ani de închisoare
ANAF introduce un document obligatoriu, denumit „Somație”. Cei care refuză să se prezinte la sediu ...
Dulciuri renumite, retrase de la Lidl. Zeci de produse conțineau substanțe periculoase
Dulciuri renumite, retrase de la Lidl. Zeci de produse conțineau substanțe periculoase
Klaus Iohannis a adoptat legea privind românii repatriați din străinătate. Este oficial
Klaus Iohannis a adoptat legea privind românii repatriați din străinătate. Este oficial
Ofertă bilete TAROM. Zboruri ieftine către cele mai frumoase târguri de Crăciun din Europa
Ofertă bilete TAROM. Zboruri ieftine către cele mai frumoase târguri de Crăciun din Europa
Alina Ceușan câștigă o avere din afacerea cu haine. Cât costă cea mai scumpă rochie de la Retro Future, brand înființat în 2016
Alina Ceușan câștigă o avere din afacerea cu haine. Cât costă cea mai scumpă rochie de la Retro ...
Lidl oferă salarii de 6.480 de lei românilor care vor să se angajeze pe un anumit post. Cei interesați trebuie să aibă minimum opt clase
Lidl oferă salarii de 6.480 de lei românilor care vor să se angajeze pe un anumit post. Cei interesați ...
Ajutor de încălzire 2024. Când primesc românii banii și ce documente trebuie depuse în noiembrie
Ajutor de încălzire 2024. Când primesc românii banii și ce documente trebuie depuse în noiembrie
Postul Crăciunului 2024. Când începe perioada dedicată postului Nașterii Domnului. Rugăciunea pe care să o spui zilnic
Postul Crăciunului 2024. Când începe perioada dedicată postului Nașterii Domnului. Rugăciunea pe ...
Visa Waiver. Ambasadorul României în Statele Unite anunță când vor călători românii fără vize în SUA
Visa Waiver. Ambasadorul României în Statele Unite anunță când vor călători românii fără vize în SUA
Impozit 500% pentru locuitorii unui oraș din România. Decizia a înfuriat românii
Impozit 500% pentru locuitorii unui oraș din România. Decizia a înfuriat românii
Patru români din Spania au fost găsiți morți după inundaţiile devastatoare. Povestea lor este cumplită
Patru români din Spania au fost găsiți morți după inundaţiile devastatoare. Povestea lor este cumplită
Meteo noiembrie 2024. ANM anunță cum va fi vremea în primul weekend din lună
Meteo noiembrie 2024. ANM anunță cum va fi vremea în primul weekend din lună
Germania micșorează fondurile pentru solicitanții de azil. Măsura a fost luată pentru acoperirea deficitul bugetar
Germania micșorează fondurile pentru solicitanții de azil. Măsura a fost luată pentru acoperirea ...
STUDIU Revolut despre obiceiurile de economisire ale generațiilor: Generația Z economisește pentru vacanțe, Milenialii – pentru siguranța zilei de mâine, Seniorii – pentru nepoți
STUDIU Revolut despre obiceiurile de economisire ale generațiilor: Generația Z economisește pentru ...
18% dintre oamenii care iau credite ipotecare sunt bugetari. Rezultatele unei noi analize
18% dintre oamenii care iau credite ipotecare sunt bugetari. Rezultatele unei noi analize
Peste jumătate dintre români sunt familiarizați cu semnificația etichetelor energetice de pe electronice și electrocasnice. Femeile, mai informate decât bărbații la acest capitol!
Peste jumătate dintre români sunt familiarizați cu semnificația etichetelor energetice de pe electronice ...
Suma enormă pe care un om de afaceri i-a lăsat-o câinelui său. Animalul de companie s-a ales cu o avere la care mulți oameni visează
Suma enormă pe care un om de afaceri i-a lăsat-o câinelui său. Animalul de companie s-a ales cu o ...
Start reduceri de Black Friday 2024! Ce produse sunt deja disponibile și cât va dura campania din magazine?
Start reduceri de Black Friday 2024! Ce produse sunt deja disponibile și cât va dura campania din magazine?